De processen van een havenbedrijf zijn zo specifiek dat er tot voor kort geen enkel standaard ERP-pakket voor bestond. Dat ondervond ook Molenbergnatie tijdens haar zoektocht naar een nieuwe ERP-oplossing.

Het bedrijf vond een passend antwoord in de standaardoplossing Logiqstar, een ontwikkeling op basis van Microsoft Dynamics NAV.

De Molenbergnatie Group is een toonaangevende en innovatieve partner voor het supply chain management van zogenaamde soft commodities. De onderneming werd opgericht in 1867 en opereert vanuit Antwerpen. Met vestigingen in Barcelona, Valencia en Santander in Spanje en Ho Chi Minhstad in Vietnam is Molenbergnatie één van de belangrijkste wereldwijde supply chain managers voor koffie, cacao, thee, noten en specerijen. Molenbergnatie biedt haar klanten een brede waaier van diensten rond warehousing en third party logistics, waaronder forwarding, verwerking, douaneaangifte, opslag en distributie. Molenbergnatie bouwt haar aanbod aan diensten met toegevoegde waarde steeds verder uit, onder meer met het reinigen en behandelen van ruwe grondstoffen. In de haven van Antwerpen beschikt Molenbergnatie vandaag over 400.000 m² opslagcapaciteit in hoogwaardige magazijnen waaronder een “coolstore” van 16.000 m², 6.700 ton opslagcapaciteit in de koffiebulkterminal en 25.000 m² magazijnruimte voor stukgoederen.

Vastgelopen maatwerk

Sinds het jaar 2000 liep bij Molenbergnatie een maatwerkproject voor het beheer van de fysieke voorraden, het douanestockbeheer en de integratie met een financieel pakket. “De logistiek is een heel breed domein”, zegt Matthias D’hondt, CEO bij Molenbergnatie. “Tegelijk hebben wij heel specifieke behoeften. Een standaardpakket voor havenbedrijven was in de markt niet te vinden. Maatwerk leek ons op dat moment de enige mogelijke oplossing.” Na een lang voortraject had Molenbergnatie het maatwerk enkele jaren in gebruik. De dienstverlening van het bedrijf evolueerde echter bijzonder snel. Daarbij bleek het niet mogelijk de nieuwe services zomaar met de bestaande oplossing te ondersteunen. “We liepen vast op het lange implementatietraject. Toen we het maatwerk in 2004 effectief in gebruik namen, was er binnen het bedrijf al erg veel veranderd in vergelijking met vier jaar eerder, toen we de processen in kaart hadden gebracht.” Nog eens vier jaar later was die tweespalt onhoudbaar geworden. “We wilden bedrijfsbrede ondersteuning. We hadden nood aan een echte ERP-oplossing, waarmee we in staat zouden zijn onze processen beter te beheren en aan te sturen. Tegelijk wilden we de tijd tussen procesdefiniëring en implementatie drastisch inkorten en zo veel mogelijk maatwerk vermijden.”

Molenbergnatie sprak diverse ERP-leveranciers aan en legde haar oor ook te luisteren bij een aantal collega’s uit de haven. Twee van die collega’s toonden zich bijzonder opgetogen over Microsoft Dynamics NAV. “Die bedrijven waren erg tevreden over het platform”, zegt Bart Milloen, operations director bij Molenbergnatie. “Eén aspect kwam daarbij duidelijk naar voren: de flexibiliteit van het platform, zowel voor de eindgebruiker als voor de klant.” Tegelijk besefte Molenbergnatie dat die flexibiliteit ook een zeker gevaar inhield. “Competent management is essentieel om een wildgroei aan aanpassingen – en een gebrek aan documentatie – te vermijden. Bovendien behoort IT niet tot onze kernactiviteiten. Begeleiding door een sterke externe partner was voor ons dan ook cruciaal.” Dat Microsoft Dynamics NAV niet alleen flexibele ondersteuning biedt aan de logistieke processen, maar daarnaast ook over een goede financiële kerntoepassing beschikt, gaf mee de doorslag.

Standaard voor specifieke logistiek

“Het was niet zo eenvoudig om de juiste implementatiepartner te vinden”, zegt Matthias D’hondt. “De meeste bedrijven die we hebben overwogen, waren goed in één specifiek domein, maar nooit in alles tegelijk: warehousing, douane, financiën, enzovoort.” Na een zoektocht kwam het bedrijf uit op het partnerschap tussen NORRIQ en Xolyd. Dat bleek de oplossing die Molenbergnatie nodig had. NORRIQ stond in voor alles wat met de standaardimplementatie van Microsoft Dynamics  NAV te maken heeft, zoals financiën en business intelligence. Xolyd was verantwoordelijk voor de totstandkoming van de standaard oplossing Logiqstar waar zij reeds mee waren gestart en de implementatie van de specifieke onderdelen van het project “We waren blij dat we voor het financiële luik met het standaardproduct konden werken”, vervolgt Matthias D’hondt. “Voor de logistieke processen wilden we dat uiteraard ook, al bleven we daar vrij sceptisch. Tot dan had geen enkele partner een standaardoplossing laten zien voor onze specifieke logistieke behoeften.”

Logiqstar bood echter een standaard ERP-oplossing die specifiek op havengerelateerde bedrijven is gericht, met onder meer de ondersteuning van third party logistics en douane.. “Het is echt een standaardoplossing”, zegt Bart Milloen. “Alleen de specifieke functionaliteit is niet in de standaard opgenomen (ruwweg 10 %), zegt Bart Milloen. Bij ons is dat onder meer een koppeling naar de grondstoffenbeurzen. Op die manier is het mogelijk om als havenbedrijf toch een bijzonder concurrentieel voordeel te halen uit een oplossing die in wezen vooral standaardfunctionaliteit aanbiedt.”

Concreet zicht op resultaten

Op een klein jaar tijd liep Molenbergnatie het voortraject door, zowat vier keer sneller dan bij het vorige ERP-project. Daarna ging het bedrijf stap voor stap met de eigenlijke implementatie van start. In de eerste fase kwamen het financiële luik en enkele bijhorende diensten aan bod, waaronder de CEPA-module voor de inschakeling van havenarbeiders, inkoop en facturatie. Aansluitend kon Molenbergnatie ook snel met business intelligence van start gaan. “Het was belangrijk dat we snel zicht kregen op de financiële processen”, verduidelijkt Matthias D’hondt. “De havenarbeiders zijn goed voor ongeveer een vierde van onze kosten. Het was een groot voordeel dat we die module meteen konden koppelen aan het financiële beheer. Het biedt ons een solide basis om op basis van activity based costing te werken.”

Op die manier geeft het ERP-pakket Molenbergnatie meer inzicht in de bedrijfsvoering en kan de onderneming onmiddellijk bijsturen waar en wanneer dat nodig blijkt. Verder opteerde Molenbergnatie voor een gefaseerde uitrol per departement. De cacaoafdeling ging in juni 2011 live. Bart Milloen: “Het ERP-pakket dekt het hele traject af: van order tot facturatie. Zodra dat helemaal op punt staat, kunnen we dan versneld uitrollen in de andere afdelingen.” In het voorjaar van 2012 wil Molenbergnatie de implementatie in Antwerpen hebben afgerond. Tegen half 2012 moeten ook de andere vestigingen op de nieuwe ERP-oplossing zijn overgestapt.

Logiqstar bezorgt Molenbergnatie in de eerste plaats een oplossing met een heel brede en rijke functionaliteit. Het pakket laat het bedrijf toe nog meer klantgerichte dienstverlening aan te bieden. Matthias D’hondt: “IT groeit zo uit tot een onderdeel van ons onderscheidend vermogen. Voor een logistieke dienstverlener is dat onontbeerlijk.” Op operationeel vlak biedt het nieuwe ERP-pakket enkele belangrijke voordelen. Het gaat om een bedrijfsbrede, geïntegreerde oplossing. De input van gegevens hoeft maar één keer te gebeuren. Dat zorgt voor een betere datakwaliteit en meer operationele efficiëntie. Ook de interne controle is sterk verbeterd. “We hebben een veel beter zicht op de financiële stromen”, besluit Matthias D’hondt. “We weten nu op ieder moment waar we het goed doen, maar ook waar we moeten bijsturen . Die verbeterde interne controle laat ons toe veel korter op de bal te spelen. Vroeger kon dat niet, omdat dat financiële inzicht er niet was.” Intussen blijft Logiqstar verder evolueren. Molenbergnatie heeft daarbij het plan opgevat het pakket verder te integreren met de andere oplossingen van het bedrijf.

Met Logiqstar beschikken we over een oplossing die de specifieke behoeften van een havenbedrijf ondersteunt. IT beperkt zich daarbij niet langer tot het kantoor, maar loopt doorheen alle processen, tot op de vloer bij de terminals.

Matthias D’hondtCEO van Molenbergnatie

Overzicht

Land: België

Sector: Logistiek/Havenbedrijf

Profiel van Molenbergnatie

Molenbergnatie is één van de belangrijkste wereldwijde supply chain managers voor koffie, cacao, thee, noten en specerijen. De onderneming werd opgericht in 1867 in Antwerpen en heeft vestigingen in Barcelona, Valencia, Santander en Ho Chi Minhstad. In de haven van Antwerpen beschikt Molenbergnatie over 400.000 m² opslagcapaciteit in hoogwaardige magazijnen waaronder een “coolstore” van 16.000 m², 6.700 ton opslagcapaciteit in de koffiebulkterminal en 25.000 m² magazijnruimte voor stukgoederen.

Uitdaging

Aangezien de bestaande maatwerkoplossing niet de beoogde ondersteuning bood aan haar groeiend dienstenaanbod, ging Molenbergnatie op zoek naar een standaardpakket dat een geïntegreerde ondersteuning zou bieden van alle bedrijfsprocessen. Daarbij stelde Molenbergnatie als prioriteit werk te maken van de concrete vertaling van de geboden dienstverlening naar het financiële luik toe, om zo over meer efficiëntie en snellere rapportering te beschikken.

Oplossing

Logiqstar implementeerde bij Molenbergnatie hun standaardoplossing voor havengerelateerde logistieke bedrijven op basis van Microsoft Dynamics NAV. Molenbergnatie heeft vandaag reeds ongeveer tachtig gebruikers op Logiqstar.

Voordelen

  • Transparante ondersteuning van de complete supply chain – van order tot facturatie – inclusief de specifieke havengerelateerde diensten van Molenbergnatie, zoals third party logistics en douane.
  • De gerichte IT-ondersteuning van specifieke bedrijfsprocessen bezorgt Molenbergnatie onderscheidend vermogen in een sterk concurrentiële markt.
  • Snelle en gedetailleerde financiële rapportering fungeert als input voor concrete managementbeslissingen