Resultaat: één module, gebouwd op Microsoft Dynamics die de juiste douanedocumenten automatisch voorlegt, de douanestock beheert, correcte douaneaangiftes overhandigt en nog zo veel meer…
“Om onze import-export processen te vereenvoudigen en te automatiseren, gingen we op zoek naar een totaaloplossing waarbij we alle processen met elkaar verenigd konden worden. Er bestaan heel wat toepassingen speciaal voor het douaneproces, maar jammer genoeg is een koppeling tussen de verschillende tools vaak onbestaande of niet haalbaar. Hierdoor maken vele expediteurs, logistieke bedrijven, douaneagentschappen en havenbedrijven vandaag gebruik van meerdere toepassingen die niet of slecht met elkaar communiceren. De spreekwoordelijke speld in de hooiberg bleek voor ons Logiqstar te zijn. Één pakket waarbij alles geïntegreerd samenwerkt: transport, voorraadbeheer, boekhouding, douanedocumenten…”
De tijd van paperless werk is aangebroken voor de douane en declaratie afdeling van Molenbergnatie. Geen stapel dossiers meer op de bureaus, geen input en output meer in verschillende tools, maar alles gecentraliseerd in 1 platform: Logiqstar. Bjorn: “Inderdaad, single data entry maakt de meest complexe processen eenvoudig. Dossierbeheerders maken nu hun dossiers aan via het platform van Logiqstar en beheren daarin de nodige documenten zoals opslagdocumenten, transitdocumenten…
Het platform zorgt voor een enorme tijdswinst, het is een goed geoliede machine. Dossierbeheerders zorgen voor de input en Logiqstar produceert automatisch alle nodige documenten. Ook het classificeren van de goederen is een stuk eenvoudiger geworden doordat de procedure geautomatiseerd is. Mijn afdeling kan alles op de voet volgen in het rolcentrum, een gepersonaliseerd douane dashboard. Stapels dossiers voor opvolging zijn overbodig geworden, in het dashboard kunnen we eenvoudig statussen opvolgen. Dit is nog maar het topje van de ijsberg van wat Logiqstar allemaal kan.”
Bjorn licht toe welke troeven voor hem doorslaggevend zijn om te kiezen voor Logiqstar bij het vereenvoudigen van het douaneproces:
Bjorn: “Dit is voor ons de belangrijkste troef van Logiqstar: alle processen en informatie vloeien samen in 1 tool. We zijn niet meer genoodzaakt om meerdere tools te gebruiken of te onderhouden. Vroeger moest de afdeling douane & declaraties met aparte tools werken om te kunnen factureren. Vandaag worden kosten onmiddellijk gefactureerd vanuit douanedocumenten.”
“Met Single Data Entry automatiseert de douane-module de meeste processen, waardoor zowel beheer als verwerking van gegevens eenvoudig wordt en fouten vermeden worden. Iemand geeft gegevens in en een collega kan meteen met deze data aan de slag. Informatie stroomt foutloos door.”
“Wij zijn een van de weinige spelers met een interne declaratie afdeling. Doordat dossierbeheerders gegevens nu maar één keer moeten invoeren en de douanedocumenten automatisch worden opgeladen, verloopt het proces veel sneller en eenvoudiger. Hierdoor kan ik me volledig concentreren op vrachtkosten, leveringscondities en het vervolledigen van het declaratiedocument met prijzen van goederen.”
”Via de douane-module van Logiqstar verloopt de communicatie volledig geautomatiseerd aan de hand van een rechtstreekse communicatie met PLDA en NCTS. Mocht er toch een fout optreden, dan moeten wij niet langer contact opnemen met meerdere partijen (software-provider en communicatie-leverancier) om vervolgens te kunnen terugkoppelen naar de douane. Logiqstar is in dit geval zowel onze software- als communicatieprovider. Bij problemen wenden we ons rechtstreeks tot het team van Logiqstar en dat bespaart ons veel tijd.“
“Logiqstar biedt een geïntegreerd rekenblad waarmee douanerechten berekend worden op basis van prijzen van goederen. Alle tarieflijnen worden automatisch ingevuld door de toepassing. Vervolgens kunnen de gegevens eenvoudig doorgestuurd worden ter invulling van douanedocumenten, importdocumenten, invoeraangiften…”
Bjorn: “Een fictief praktijkvoorbeeld: Volgens douanedocumenten ontvangt Molenbergnatie 100.000 kg koffie. Na een nieuwe weging blijkt dit echter 98.000 kg te zijn. Als declarant corrigeer ik het gewicht naar 98.000 kg in het rekenblad en op basis van de prijzen van het goed, leveringscondities en het product zelf worden de invoerrechten automatisch (her-)berekend. Op de koop toe wordt deze berekening automatisch geïmporteerd in het definitieve douanedocument voor de douane!”
Sinds 1867 is de Molenbergnatie actief in de import-export sector. De onderneming werd opgericht in 1867 en opereert vanuit Antwerpen. Met vestigingen in Spanje (Barcelona), Vietnam (Ho Chi Minh City) en de Verenigde Staten van Amerika (Charleston) is Molenbergnatie momenteel één van ’s werelds belangrijkste ‘supply chain’ managers voor koffie, cacao, thee en noten.
Molenbergnatie biedt haar internationale klanten een brede waaier van diensten, waaronder forwarding, verwerking, douaneaangifte, opslag en distributie van goederen en een compleet logistiek servicepakket.
(bron: Molenbergnatie website)
bron video: ATVreportage 10/09/2016
